Todo gerente de projeto precisou aprender a manter o foco das equipes quando a carga de trabalho delas as puxavam para dezenas de direções diferentes. Em alguns casos, isso pode significar trabalhar com outros PMs para priorizar projetos ou ajudar membros da equipe a se organizar (e permanecer organizados) à medida que o trabalho aumenta, ou pode significar dar aos membros da equipe, que podem viver em cidades, estados ou países diferentes, as ferramentas necessárias para colaborar efetivamente. E enquanto as habilidades de priorização de projetos virão da experiência pessoal, há o software de intranet disponível que ajuda você a manter as equipes organizadas e colaborativas, mas também permite a comunicação efetiva com os membros da equipe.

É claro, nem todo software de portal intranet é criado da mesma forma. Então vamos analisar quatro ferramentas que devem existir em uma solução de intranet.

Gestão de informações

Para manter todos alinhados, é importante que sua equipe saiba a responsabilidade de cada um. Além disso, também será necessário dar à sua equipe informações sobre como entrar em contato com outros membros, detalhes sobre como acessar páginas Web ou documentos importantes (especialmente se estiverem protegidos por senha ou em servidores de teste), ter a habilidade de fazer anúncios importantes ou lembretes de postagens, entre outros. Portanto, procure uma intranet corporativa que permita a criação simples de páginas de equipe que possam ser personalizadas de acordo com suas necessidades. Dessa forma, você pode armazenar e compartilhar informações importantes em um local central.

Bibliotecas

O software colaborativo deve, antes de tudo, facilitar o trabalho em equipe. Portanto, escolha uma solução que permita dar a todos acesso aos mesmos arquivos, documentos, imagens, notas de reunião, entre outros. Ao dar a você a capacidade de criar bibliotecas de documentos, identificadas de uma forma que faça sentido para o projeto e para a equipe, todos podem encontrar as informações mais atualizadas sobre o projeto, revisar iterações passadas de itens entregues, ver a arte atual, recordar requisitos do projeto e muito mais.

Ferramentas de colaboração

O portal intranet de um funcionário deve permitir que os membros da equipe criem espaços onde possam compartilhar e gerenciar informações e trabalhar em arquivos juntos. Para isso, procure um software colaborativo que apresente coisas como discussões segmentadas, além de pesquisas, o que ajuda a facilitar o planejamento de reuniões e/ou a tomada de decisões, calendários compartilhados, listas de tarefas e espaços de reunião, onde você possa armazenar todas as notas de reunião, documentos e agendas, entre outros. Como espaços de reunião, uma solução de intranet com uma ferramenta de espaço de trabalho permite que membros específicos da equipe, como um designer gráfico e redator, trabalhem no mesmo arquivo, no mesmo espaço, sem passar por cima do trabalho de outra pessoas, o que pode, em última análise, melhorar a produtividade.

Integração com ferramentas existentes

Não importa o quanto um software de portal intranet prometa melhorar sua produtividade e esforços de colaboração, se ele for complicado de usar ou exigir a substituição das ferramentas existentes (como suas ferramentas de processamento de palavras, planilha, design gráfico e/ou e-mail), será difícil convencer a equipe a usá-lo. Para alcançar o nível de produtividade e organização necessário, procure uma solução de intranet que seja bem integrada com as ferramentas já usadas pela equipe. Dessa forma, a organização não precisará comprar programas caros, e possivelmente menos efetivos, e a equipe não precisará encarar uma curva de aprendizado difícil.

Com relação ao software colaborativo, ele deve ser simples, livre de erros e personalizável, proporcionando a você e à equipe todo o necessário para o trabalho global, e em grupos pequenos. Ao escolher uma solução que permita organizar arquivos do seu jeito, usar as ferramentas existentes e fornecer ferramentas de colaboração que facilitam para os membros trabalhar simultaneamente em arquivos, compartilhar documentos e informações, e acompanhar discussões importantes, você conquistará o que todo gerente de projetos quer: uma equipe organizada e produtiva.

Fonte: Microsoft 365 Team (https://www.microsoft.com)